O que é um relatório ou dashboard?
Muitas vezes, os termos “dashboard” e “relatórios” são utilizados como sinónimos, embora tenham significados diferentes. Um dashboard é um contentor para um grupo relacionado de vistas de tabelas de indicadores e relatórios organizados. Por outras palavras, um dashboard contém uma coleção de outros itens, tais como, tabelas de indicadores, relatórios e filtros.
Dashboard e relatório são as mesmas coisas?
Um relatório é a apresentação de dados transformados em informações formatadas e organizadas de acordo com requisitos de negócio específicos. Os relatórios podem ser imagens estáticas simples ou apresentações altamente interativas dos dados. Pode ordenar, filtrar e agregar, desagregar ou explorar dados em alguns tipos de relatório.
Um dashboard (em inglês painel de instrumentos ou painel de controle) típico pode conter uma tabela de indicadores, um relatório analítico e um gráfico analítico, sendo possível existirem diversas variações. Alguns dashboards fornecem aos utilizadores um elevado nível de interatividade e outras apresentações de imagens estáticas. O grau e tipo de interatividade depende do programa utilizado na criação do dashboard.
Por que um dashboard?
Um dashboard (ou “painel”) é uma ótima forma de apresentar informações de maneira rápida e eficiente para diferentes pessoas, em diferentes áreas e níveis, de uma empresa. Eles comunicam claramente a informação e geram resultado.
Razões cognitivas para se fazer um dashboard
Na maioria dos softwares empresariais ERP (Enterprise Resource Planing ou Planejamento de Recursos Corporativos, é uma solução de gestão dos processos de uma empresa) e até mesmo os BI (Business Intelligence, que podem ser entendidos como um guarda-chuva conceitual que envolve a Inteligência Competitiva (CI), a Gerência de Conhecimento (KMS) e a IBI (Internet Business Intelligence), pesquisa e análise de mercado, relacionados a nova era da Economia da Informação, dedicada a captura de dados, informações e conhecimentos que permitem as organizações competirem com maior eficiência no contexto atual, é um conjunto de ferramentas utilizado para manipular uma massa de dados operacional em busca de informações essenciais para o negócio) lidamos com um grande volume de informações, de diversas fontes e em diversos formatos, o que acaba criando uma massa de dados que gera apenas confusão. Emerge então a necessidade de sumarizar parte destes dados em um formato que forneça uma visão geral da performance, dê suporte à tomada de decisão e, claro, gere ação. O papel de um dashboard é justamente este: sumarizar parte da informação disponível em uma forma clara, concisa e visual.
Menos é mais
Não use sombreamento ou efeitos 3D, seu objetivo é comunicar eficientemente, e não fazer uma obra de arte computacional. O mesmo vale para cores: siga apenas uma cor e o tradicional “preto no branco” – facilita a leitura e não deixa espaço para dúvidas. Para tabelas, use apenas as bordas e grades necessárias para uma boa leitura dos dados.
As regras básicas gerais são: 1 – Esqueça firulas, seja simples; 2 – Evite gráficos que ocupem espaço e não mostrem a informação completa (pizza); 3 – Economize espaços, tire borda, plano de fundo, eixos e títulos; 4 – Sobreponha gráficos se possível; 5 – Não coloque números muito pequenos.
Se você não sabe o objetivo do relatório, então você NÃO TEM relatório
Especificar claramente qual é a “história” que se deseja contar em um dashboard é o primeiro passo. Não é aconselhável criar algo como “Dashboard da Empresa X”, o ideal seria mais próximo de “Dashboard de Tráfego no site da empresa X” – mais específico, mais conciso, menos megalomaníaco e com maior chance de sucesso. Embora um dashboard seja generalista, seu conteúdo deve ser o mais específico possível – é isso que o torna eficaz.
É preciso ter claro também quem terá contato com este documento, um expert em internet ou um CEO mais preocupado com o lucro e o retorno obtido do que pelo número de visitantes únicos do site? Isso faz toda a diferença na forma como a tal “história” será contada.
Conheça um processo mais produtivo para se decidir o layout de um relatório
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.
Para elaborar o dashboard não é diferente, para isso devemos usar o próprio nome da ferramenta que é composto pelas primeiras letras dos nomes em inglês das diretrizes usadas nesse processo.
1. What – O que será feito?
2. Why – Por que será feito?
3. Where – Onde será feito?
4. When – Quando será feito?
5. Who – Por quem será feito?
1. How – Como será feito?
2. How much – Quanto custará fazer?
Passos a serem seguidos até se chegar ao relatório
A função de um dashboard não é vasculhar os detalhes e nuances dos dados, mas reduzi-los ao mínimo necessário para a compreensão. De fato, ao tratar das vendas de um e-commerce, por exemplo, você dispõe de uma série de métricas que parecem fantásticas e fundamentais. Mas em um dashboard você terá que cortar muitas delas. É um processo doloroso, mas necessário. Primeiro corte: apenas as métricas elementares para a compreensão da informação, aquelas sem as quais nada fará sentido. Ainda sobram algumas, então temos um segundo corte: apenas as métricas facilmente compreensíveis, que dispensem explicações adicionais.
Traduzindo “dashboard” por “painel” temos uma razão bastante óbvia para a frase acima. Um dashboard deve sumarizar a informação em uma única “tela”, sem a necessidade de virar a página, dar scroll na tela ou mudar de canal. Se, por alguma razão, necessitar de maior espaço, considere utilizar alguma forma de animação ou mudança automática, mas idealmente siga a regra acima: uma tela, nada mais.
A maior parte dos exemplos de dashboards que conhecemos contém apenas gráficos e, no máximo, tabelas. Isso gera um certo preconceito ou a ideia de que o texto é “proibido” neste tipo de documento. Pelo contrário: muitas vezes a informação escrita é mais clara e objetiva do que uma enorme tabela. Além disso, um dashboard também pode ser o espaço para pequenas análises ou insights que direcionem a interpretação dos dados e, neste sentido, o bom e velho texto é a melhor saída.
Aquela célula da tabela, em fonte grande e destacada, mostra: “1 milhão de visitas”. De fato, é um grande número… mas o que ele significa? Em um dashboard há pouco texto, normalmente não há a figura do “apresentador”, e é preciso que esteja claro se um número é bom, ruim ou indiferente.
Esteja você usando Excel, softwares de design de dashboards ou outras ferramentas de business intelligence, o processo de criação deve ser o mais otimizado e automatizado possível. Devemos lembrar que um dashboard é entregue em intervalos relativamente curtos, geralmente há mais de uma versão ou mais de um dashboard e ele não elimina a necessidade de relatórios e análises. Por todos estes motivos, deve tomar o menor tempo possível.
Um dashboard deve ser pensado e estruturado em torno de boas práticas de visualização de dados e voltada para a tomada de decisão. Seu objetivo não é “encantar” pessoas ou fornecer números detalhados ao extremo, mas comunicar eficientemente informações vitais para um negócio, para isso algumas boas práticas devem ser seguidas:
ü Se apoie nas convenções: Entre o criativo e o convencional, em um dashboard, opte pelo convencional. Use gráficos de barra, de colunas ou linhas. Muitas uma tabela também é uma boa opção.
ü Não use gráficos “pizza”: Eles ocupam muito espaço, não oferecem uma visão de tendência ao longo do tempo e escondem sutilezas nos dados. Gráficos pizza podem até não ser tão malignos quanto se fala, mas há melhores opções em quase todos os casos.
ü Use técnicas de otimização do espaço: Pense em um dashboard como um apartamento pequeno e use soluções inteligentes. Qual porcentagem do seu espaço é ocupada por dados e informações relevantes? Procure sempre maximizar esta taxa, cortando fontes enormes ou legendas rebuscadas.
ü Não deixe espaço para dúvidas: Gráficos devem ter legendas, nomes e unidades bem definidas e sem redundâncias ou inconsistências. Para cada métrica, ofereça o máximo de informação possível, antecipando as questões que podem ser criadas diante de cada número (“Qual a variação?”, “O que causou o aumento?”, “Qual era a meta?”).
ü Seja amigável: Algumas pessoas são míopes, outras são daltônicas, outras possuem monitores desregulados. Para cada uma delas, fontes minúsculas ou cores estranhas podem ser um problema. Procure usar cores comuns (uma escala de cinzas geralmente resolve) e manter textos e gráficos em um tamanho razoável. Pode parecer exagero, mas em alguns casos é a diferença entre um documento ser visto como “útil” ou como “descartável”.
Excelente caracterização do assunto. Tirou minhas dúvidas.
Que bom que ajudou!
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