A importância de se possuir um banco de dados
Bancos de dados ou bases de dados são coleções organizadas de dados que se relacionam de forma a criar algum sentido (Informação) e dar mais eficiência durante uma pesquisa ou estudo. São de vital importância para empresas e há duas décadas se tornaram a principal peça dos sistemas de informação. Normalmente existem por vários anos sem alterações em sua estrutura.
Um exemplo claro da utilização do banco de dados é na definição da política de promoções das empresas. Com o cadastro é possível identificar quem é o cliente, quais as suas preferências, seus fatores de decisão de compras e com isso adequar o seu plano de marketing por meio das ferramentas do mix-mercadológico (produto, promoção, praças, pessoas, processos e evidências físicas) de forma a criar uma proposta tão personalizada que seja impossível de o cliente trocar determinada empresa por outra.
Como acessar os mais diferentes bancos de dados pelo Excel
Às vezes, os dados que você quer não estão na sua pasta de trabalho do Excel – podem estar em um banco de dados, em um arquivo XML, na Web, em um arquivo de texto ou em um de muitos outros lugares. Seria ótimo trabalhar com esses dados diretamente em sua pasta de trabalho, mas é melhor não ter de importá-los recorrentemente para garantir que permaneçam atualizados. A criação de uma conexão permanente da sua pasta de trabalho com essa fonte de dados torna mais fácil assegurar que os dados com os quais você está trabalhando estejam sempre atuais.
No grupo Obter Dados Externos na guia Dados, você pode criar conexões com várias fontes de dados:
Bancos de dados no Excel e no Access
Os dois programas organizam dados em colunas (também denominadas campos) que armazenam um determinado tipo de informações, também conhecido como tipo de dados. Na parte superior de cada coluna, a primeira célula é usada para identificar a coluna. Uma diferença terminológica é a seguinte: o que chamamos de linha no Excel é conhecido como registro no Access.
Como exemplo, você pode usar o Excel para criar uma lista de pessoal. A lista usará cinco colunas para organizar os números de identificação, nomes, sobrenomes, números de telefone comerciais e datas de contratação dos funcionários. A linha da célula na parte superior de cada coluna contém rótulos de texto para descrever os dados.
No entanto, o Excel não é um sistema de gerenciamento de banco de dados. É um software de planilha que armazena unidades de informações em linhas e colunas de células denominadas planilhas. Por comparação, o Access armazena os dados em tabelas muito parecidas com as planilhas. No entanto, as tabelas são projetadas para consultas complexas de dados armazenados em outras tabelas, locais e, até mesmo, em campos de outras tabelas.
Portanto, embora os dois programas sejam adequados ao gerenciamento de dados, cada um deles apresenta vantagens claras, dependendo do tipo de dados que você está gerenciando e do que você deseja fazer com os eles.
Para decidir qual programa é melhor para armazenar dados, faça a si mesmo a seguinte pergunta: os dados são relacionais ou não? Se você pode armazenar os dados em uma única tabela ou planilha, faça apenas isso. Os dados contidos em uma única página ou planilha são chamados de dados simples ou não relacionais. O exemplo de pessoal discutido anteriormente é o caso em questão. Você não armazenará o sobrenome de um funcionário em um outra tabela que não seja a tabela que contém o nome do funcionário. Os dados em cada coluna da tabela ajudam a descrever a mesma entidade: o funcionário.
Em contraposição, se a planilha ou tabela de pessoal contiver uma série de colunas com nomes similares, como Computador1, Computador2 e Computador3, isso é sinal de que os dados são relacionais e precisam ser armazenados em mais de uma tabela. Para isso, será necessário um programa de banco de dados relacional como o Access. Em um banco de dados relacional, cada tabela contém basicamente informações sobre um tipo de dados (por exemplo, funcionários, computadores, eventos, produtos ou pedidos). Se você precisar de um banco de dados relacional, isso identificará uma relação um-para-muitos nos dados. Por exemplo, se você usar um banco de dados de pedidos de cliente, uma tabela conterá os nomes dos clientes e outra tabela conterá os pedidos dos clientes. Tenha em mente que um único cliente pode ter vários pedidos. Além disso, talvez seja necessário usar outra tabela para obter os detalhes do pedido, pois cada pedido pode ter vários itens de linha. Os dados relacionais, por precisarem de várias tabelas relacionadas, devem ser armazenados no Access.
Há uma correlação direta entre o tamanho dos dados e a dificuldade de organizá-los efetivamente. Quanto mais dados você mantiver, mais se beneficiará por armazená-lo em várias tabelas no Access. Para ajudar a gerenciar os dados e mantê-los precisos, o Access e o Excel fornecerão a você identificadores exclusivos. No Access, uma chave primária (identificada por um ícone em forma de chave no modo Design da tabela) identifica exclusivamente cada registro. No Excel, cada linha é numerada e cada coluna é representada por uma letra, a fim de que cada célula ou intervalo de células tenha uma referência exclusiva; por exemplo, B5.
Os identificadores exclusivos ajudam a preservar a integridade dos dados e garantem que duas linhas (ou registros) não conterão os mesmos dados. Eles também permitem recuperar rapidamente os dados durante uma pesquisa ou classificação.
Quando usar o Access
Use o Access quando:
§ Precisar de um banco de dados relacional (várias tabelas) para armazenar os dados.
§ Talvez seja necessário adicionar mais tabelas a um conjunto de dados simples ou não relacional futuramente.
Por exemplo, se você deseja controlar as informações do cliente, como nomes, sobrenomes, endereços e números de telefone, mas houver a possibilidade de essas informações aumentarem para incluir ações executadas pelos clientes, como pedidos, recomenda-se o armazenamento dos dados no Access.
§ Manter um grande volume de dados (milhares de entradas).
Por exemplo, se você trabalhar em uma grande empresa e precisar armazenar informações de pessoal, deve usar o Access.
§ Manter dados que contenham em, sua grande parte, texto.
§ Utilize vários bancos de dados externos para derivar e analisar os dados necessários.
Por exemplo, se você precisar importar ou exportar dados regularmente dos bancos de dados do Access, possivelmente será mais sensato trabalhar no Access para maximizar a compatibilidade.
§ Precisar manter conectividade constante com um banco de dados externo grande, como os criados no Microsoft SQL Server [O Microsoft SQL Server é um sistema gerenciador de banco de dados relacional desenvolvido pela Microsoft. Há pelo menos uma dúzia de diferentes edições do Microsoft SQL Server destinadas a públicos diferentes e para diferentes cargas de trabalho variando de pequenas aplicações que armazenam e recuperam dados no mesmo computador, a milhões de usuários e computadores que acessam grandes quantidades de dados a partir da Internet ao mesmo tempo].
§ Precisar executar consultas complexas.
Por exemplo, se você trabalha em uma empresa grande que faça pedidos de clientes, talvez seja necessário pesquisar os nomes dos clientes armazenados em um banco de dados do SQL Server enquanto está fazendo novos pedidos no Access.
§ Precisar de várias pessoas trabalhando no banco de dados e de opções sofisticadas que exponham esses dados para atualização.
Quando usar o Excel
Use o Excel quando:
§ Precisar de um modo de exibição simples ou não relacional dos dados (ou seja, quando você não precisar de um banco de dados relacional com várias tabelas).
Isso será especificamente válido se os dados forem, em sua grande parte, compostos por números, por exemplo, se você deseja manter um orçamento financeiro em um determinado ano.
§ Desejar executar basicamente cálculos e comparações estatísticas nos dados, por exemplo, se você pretende mostrar uma análise de custo/benefício no orçamento da empresa.
§ Souber que o tamanho do conjunto de dados pode ser gerenciado (não mais que 15.000 linhas).