Fluxograma
Entre as técnicas de representação gráfica, a mais usada pelo analista sistemas, organização e métodos é a do fluxograma.
Por meio dos fluxogramas, o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo.
Por outro lado, deve-se ter conhecimento de que os métodos administram são os meios manuais, mecânicos ou eletrônicos pelos quais as operações administrativas individuais e/ou das unidades organizacionais são executadas, métodos são relacionados com a maneira pela qual o trabalho é executado; processos, com o tipo de trabalho feito. O sistema corresponde a um conjunto de processos relacionados.
O fluxograma representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais.
Ele por meio de símbolos convencionais representa de forma dinâmica o fluxo ou a
sequência normal de trabalho.
O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma administração racional. Mostrando a circulação de papéis e formulários entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, ele é usado para a pesquisa de falhas na distribuição de cargos e funções nas relações funcionais, na delegação de autoridade, na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo.
Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.
O fluxograma objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais:
• Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
• Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
• Facilitar a leitura e o entendimento;
• Facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes;
• Maior flexibilidade; e
• Melhor grau de análise.
O fluxograma objetiva evidenciar a sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento básico de todo trabalho racionalizado, pois não basta fazer sua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e no espaço.
É o meio pelo qual o analista de sistemas, organização e métodos consegue articular as diversas etapas de uma rotina depois da imprescindível divisão e distribuição das tarefas.
Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo quais as coisas são feitas, não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam; não a maneira segundo a qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles são, portanto, fotografia exata de uma situação real em foco.
Vantagens do fluxograma
O fluxograma apresenta uma série de vantagens, que podem ser resumidas em:
• Apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo. Esse aspecto proporciona e facilita a análise da eficiência do sistema;
• Possibilidade da apresentação de uma filosofia de administração, atuando, principalmente, como fator psicológico;
• Possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões, tanto positivas quanto negativas. Normalmente os outros métodos apresentam um mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode dificultar sua análise;
• Propiciar o levantamento e a análise de qualquer método administrativo desde o mais simples ao mais complexo, desde o mais específico ao de maior abrangência;
• Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos espe¬cialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários;
• Possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado;
• E propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.
Desvantagens do fluxograma
• Apresentam dificuldades no desenho e alterações;
• Depuração e testes não são fáceis, em geral;
• Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas
Informações básicas de um fluxograma
O analista de sistemas, organização e métodos, bem como os usuários, sempre devem ter em mente quais são as informações básicas provenientes de um fluxograma, para que possam obter o melhor resultado do mesmo.
As informações básicas representadas num fluxograma podem ser relacionadas aos aspectos apresentados a seguir:
• O tipo de operações ou trâmites que integram o circuito de informações;
• O sentido de circulação ou fluxo de informação;
• As unidades organizacionais em que se realizam cada operação;
• O volume das operações efetuadas; e
• Os níveis hierárquicos que intervêm nas operações do método administrativo representado pelo fluxograma.
Análise pelo fluxograma
No estudo detalhado de cada tipo de fluxograma, deve ser examinado o tema de análise que convém a cada um; as perguntas relacionadas a seguir, porém, são comuns a todos.
a) O que é feito? Para que serve essa fase?
Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de cada uma delas. É a pergunta que serve de base de sustentação para o analista de sistemas, organização e métodos.
b) Por que essa fase é necessária? Tem ela alguma influência no resultado final da rotina analisada? Há, realmente, uma necessidade absoluta dessa fase?
Se as respostas a essas perguntas não forem positivas, a fase deve-ser eliminada.
c) Onde essa fase deve ser feita? Será que a mudança do local em que essa fase está sendo realizada não permitirá maior simplificação da rotina? Tal mudança de local é viável?
Verifique se a mudança de local onde a fase está sendo feita economizará tempo e evitará transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execução e eliminar as fases desnecessárias.
d) Quando essa fase deve ser feita? A seqüência está corretamente fixada?
As respostas a essas perguntas aprimoram a sustentação do analista de sistemas, organização e métodos no estudo realizado.
e) Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado parai executá-la? Seria mais lógico ou conveniente que outra pessoa realizasse essa fase?
Essas perguntas permitem verificar a extensão da transferência de autoridade e de responsabilidade dentro da unidade organizacional.
f) Como a fase está sendo executada?
A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fácil de executar a fase, seja por meio de um impresso próprio, seja pela mecanização da fase ou ainda pelo uso de um equipamento especial.
Fica evidente que as perguntas apresentadas são necessárias, mas não suficientes. O analista de sistemas, organização e métodos deve ter o discernimento para identificar quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos.
Simbologia do fluxograma
Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo evidenciar origem, processo e destino da informação escrita e/ou verbal componente de um sistema administrativo. Por outro lado, salienta-se que existe uma tendência cada vez mais generalizada, para a padronização dos símbolos convencionais que representam elementos ou situações correntes.
É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais, desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Essa situação é decorrente das características específicas de alguns sistemas que exigem essa flexibilidade. Contudo, os símbolos mais comuns se desenvolveram e tiveram sua utilização ampliada, de tal maneira, que chegaram a constituir uma linguagem corrente entre os usuários.
Tipos de fluxogramas
Os principais tipos de fluxogramas que o analista de sistemas, organização e métodos pode utilizar são:
• Fluxograma vertical;
• Fluxograma parcial ou descritivo; e
• Fluxograma global ou de coluna.
A seguir, são apresentados os aspectos básicos de cada um desses tipos de fluxograma.
Fluxograma vertical
O fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.
Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens.
1. Poder ser impresso como formulário padronizado.
2. Rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos.
3. Maior clareza de apresentação.
4. Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.
O fluxograma vertical, como o próprio nome indica, é formado de colunas verticais; em cada coluna são colocados os símbolos convencionais de operação transporte, arquivamento, demora e inspeção; em outra, a descrição do método atual e, por último, aquela em que consta o elemento que executa a operação.
Pela análise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminação, combinação, reclassificação, redistribuição e simplificação dos detalhes e grupos de detalhes. Por essa razão, inquire-se cada detalhe, aplicando-se as seguintes perguntas:
POR QUE
Esse sistema é necessário? Podem-se eliminar o sistema, o processo, os passos?
O QUE
É feito? Quais os passos? Estão todos eles incluídos? ONDE – deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar?
QUANDO
Deve ser feito? é feito na referência correta? Pode ser combinado ou simplificado,
movendo-o para frente ou para trás?
QUEM
Deve executar a tarefa? Quem manipula é a pessoa indicada? Outra pessoa pode executá-la melhor?
COMO
Está sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente? Com esquema diferente?
De maneira resumida, verifica-se que os aspectos básicos do fluxograma vertical são:
a) Facilitar a descrição das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os símbolos são impressos de maneira que permitem que o analista de sistemas, organização e métodos, à medida que transcorre a entrevista, simplesmente interligue esses símbolos para descrever o sistema existente;
b) Reduzir as divergências entre entrevistador e entrevistado, pois, enquanto o entrevistado explica o sistema, o entrevistador procura entender e escrever, detalhadamente, ao mesmo tempo; e
c) Estruturar a proposição de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situação existente.
Os símbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical são apresentados no quadro:
Fluxograma parcial ou descritivo
Seus aspectos básicos são:
• Descreve o curso de ação e os trâmites dos documentos;
• Também é mais utilizado para levantamentos;
• É de elaboração um pouco mais difícil do que o fluxograma vertical; e.
• É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
Os símbolos utilizados para esse tipo de fluxograma são os apresentados no quadro.
Sua operacionalização é efetuada mediante a interligação de seus símbolos.
Fluxograma Global ou de Coluna
Recebe esse nome pela visão global do fluxo que oferece do fluxo de trabalho e também porque os órgãos aparecem no fluxo sob a forma de colunas.
É o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas.
• Utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas.
• Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada.
• Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.
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Obrigada ajudou-me bastante na minha aula
Olá, então, esse artigo foi da época da faculdade ou MBA, se eu não coloquei, será difícil eu achar e te passar. Mas praticamente todo livro de administração cita essa ferramenta, é uma das mais comuns!
Olá, estou pesquisando sobre fluxograma vertical e gostaria de saber qual a referência que você utilizou no seu artigo.
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