Quatro coisas que você precisa saber sobre o Organograma

O organograma visa de forma ampla e sucinta a visualização da estrutura organizacional da empresa, dessa forma este trabalho acadêmico proporciona ao ímpeto leitor uma noção a respeito dessa grandiosa ferramenta administrativa. Neste é possível encontrar além da definição, uma breve história sobre a primeira pessoa efetivamente a usar o organograma para seu fim propriamente dito, dentre outros.

Um Organograma pode ser bastante útil dentro de uma organização, pois facilita as decisões relacionadas com a gestão e comunicação entre os departamentos ou membros.

Um Organograma é relativamente simples de perceber, mas pode facilmente tornar-se complexo quanto maior for a empresa e a complexidade entre os vários membros que a compõe. Se pretende saber como fazer um Organograma, neste trabalho é apresentado os primeiros passos para a criação de um.

Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and Erie Railroad Company (EUA), usou organogramas para mostrar a aplicação da Administração Sistemática em ferrovias. As ferrovias eram empreendimentos complexos e muito caros, assim exigiam uma estrutura hierárquica com vários níveis profissionais. Portanto conforme os registros históricos, McCallum foi o criador do primeiro organograma de que se tem notícia. 

Dada a dificuldade de se visualizar uma entidade como um todo, surge a necessidade de apresentá-la num gráfico, que mostra, de forma imediata, as relações funcionais, os fluxos de autoridade e responsabilidade e as funções organizacionais da empresa. 

O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles. Pode ter várias formas, desde a mais comum, conhecida como organograma tradicional, até formas bem pouco usuais, como uma flor. 

2. UTILIDADE 

Em uma organização podemos encontrar estruturas más distribuídas, e um organograma poderá solucionar tais problemas como: 1) Funções importantes relegadas a 2.º plano; 2) Funções secundárias com muita importância; 3) Duplicação de funções; 4) Funções mal distribuídas. O organograma possui suas limitações, pois em sua maioria mostra as relações que deve existir, o que não necessariamente corresponde à realidade; expressa o que está documentado nos Estatutos, regulamentos, instruções e portarias; deixa a desejar quando líderes passam a exercer funções de comando que limitam a autoridade formalmente delegada. 

Para aumentar o desempenho e a utilidade do organograma é necessário que apresente a estrutura que opera atualmente, e não a que as pessoas acreditam que deveria ser. Os títulos do cargo devem aparecer nos quadros, e, se houver necessidade de identificar o nome da pessoa que ocupa o cargo, este deve aparecer fora dele; se for colocado dentro do quadro, deve ser feito com outro tipo e letra, para facilitar a diferenciação. Para maior clareza e referência, o gráfico deve ter nome, data e número, e deve ser mostrada a referência de outros gráficos derivados. Quadros suplementares devem ser usados para evitar grandes detalhes do organograma principal. Se um gráfico mostra somente uma parte da organização, deve-se deixar linhas abertas para mostrar essa continuidade. 

Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar. 

Os organogramas podem ser: 

Organograma vertical (também chamado de clássico) é mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa. É elaborado com retângulos que representam os órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles; 

Não clássicos – São todos os demais tipos como abaixo: 

Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da autoridade que o representa; 

Em setores (setorial, setograma) – são elaborados por meio de círculos concêntricos, os quais representam os diversos níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa; 

Radial (solar, circular) – o seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas componentes de um grande grupo empresarial; 

Lambda – apresentam, apenas, grupos de órgãos que possuam características comuns; 

Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro níveis; 

Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em relação aos demais organogramas, pois a sua preocupação não é apresentar o posicionamento hierárquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas atividades e os responsáveis por cada uma delas; 

Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas relacionadas com cada unidade organizacional da empresa. 

O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão apresentadas no organograma, e definir suas posições hierárquicas. Fazendo uma lista: 

1 – Presidente 

2 – Diretores (Financeiro, Administr., Operacional, Comercial, etc.) 

3 – Gerentes (Financeiro, Administr., Produção, Vendas, etc.) 

4 – Seções da Produção, Contabilidade, Depto. Financeiro, o Jurídico etc. 

Quanto maiores a responsabilidade e autonomia, mais alta será a posição ocupada pelo cargo/setor. Definidos os cargos e posições, transfira-os para retângulos distribuídos verticalmente e ligados por linhas que representarão a comunicação e hierarquia dos itens. Como assim? No exemplo citado, o Presidente (1) ocupa o primeiro nível do organograma. No segundo nível serão colocados os Diretores (2). Partindo do retângulo do Presidente, sairá uma linha que será dividida para se ligar a todos os Diretores. E de cada Diretor, sairá uma linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a ele. 

Funções de Staff, que respondem a um superior mas, não têm autoridade total sobre os níveis abaixo, são colocadas em níveis intermediários e ligados à linha principal do superior correspondente. Por exemplo, o RD responde à Direção, mas sua autoridade limita-se aos assuntos da Qualidade, portanto somente nesses assuntos ele tem ascendência sobre os gerentes, não em outros temas. 

Exemplo de organograma tradicional 

Sob o prisma da administração, o organograma continua sendo um instrumento gráfico que representa a estrutura organizacional da empresa. O que altera substancialmente é que ele deixa de ser um instrumento totalmente estático, rígido e segmentado para se transformar num ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa num dado momento organizacional. 

Ele possibilita a identificação de possíveis deficiências hierárquicas na organização. Exemplo: um colaborador com dois chefes no mesmo nível hierárquico. Nesta nova postura, o organograma deve possuir um caráter dinâmico, ser altamente flexível e funcional, possibilitando uma integração sistêmica e sinérgica entre todos os setores da empresa. 

ORGANOGRAMA. [S. I.], 2010. Disponível em: http://pt.wikipedia.org/wiki/Organograma. Acesso em: 04 maio 2010.

FARIA, Caroline. Organograma. [S. I.], 2008. Disponível em http://www.infoescola.com/administracao_/organograma. Acesso em 05 maio 2010.

RODRIGUES, Ronaldo Costa. Tipos de Organograma. [S. I.], 2009. Disponível em http://www.oficinadanet.com.br/artigo/1554/tipos_de_organograma. Acesso em 05 maio 2010.

GREGÓRIO, Sérgio Biagi. Organograma: Vantagens e Limitações. [S. I.], 1995. Disponível em http://www.ceismael.com.br/lider/organograma-vantagens-limitacao.htm. Acesso em 05 maio 2010.

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