ESTRUTURAÇÃO DOS RELATÓRIOS GERENCIAIS
O analista se sistemas, organização e métodos, no processo de estruturação dos Relatórios Gerenciais, pode considerar os seguintes aspectos:
A) NÚMEROS
1. o período anterior;
2. o mesmo período no exercício anterior;
3. a situação desejada.
Os números comparados devem apresentar uma situação de relatividade, principalmente percentual, podendo ser consideradas as COLUNAS e as LINHAS.
B) GRÁFICOS
São de grande valia para os Relatórios Gerenciais, pois facilitam o entendimento e melhor visualização do assunto. Podem ser de PIZZAS e de BARRAS.
Devem apresentar os NÍVEIS de tomada de decisão, indicando as situações MÁXIMA, MÉDIA ou MÍNIMA.
C) COMENTÁRIOS
Os comentários sobre o conteúdo apresentado são muito válidos a fim de evitar diferentes interpretações e problemas nas tomadas de decisões.
D) DECISÕES e AÇÕES
Representam o ponto mais importante para o Relatório Gerencial. A explicitação das decisões e das ações tomadas em relação a determinado assunto FORÇA o executivo a tornar CLARO o seu procedimento.
Outro aspecto é o das DECISÕES ALTERNATIVAS que o executivo poderá tomar durante o desenvolvimento dos trabalhos.
E) RECURSOS
Deverão ser explicitados os RECURSOS que as decisões e ações vão necessitar.
F) RESULTADOS
Os RESULTADOS que serão obtidos (projetados) com a implementação das decisões e ações deverão ser EXPLICITADOS através de números e gráficos.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
É o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma Empresa. Consiste num instrumento essencial para o desenvolvimento e a implementação do plano organizacional nas Empresas.
Deve ser delineada de acordo com os OBJETIVOS e ESTRATÉGIAS estabelecidos. É uma ferramenta básica para alcançar as SITUAÇÕES ALMEJADAS pela Empresa.
1) ORGANIZAÇÃO
É a ORDENAÇÃO e o AGRUPAMENTO de atividades e recursos, visando ao alcance de OBJETIVOS e RESULTADOS ESTABELECIDOS.
Pode-se considerar o desenvolvimento de alguns aspectos para a ADEQUADA ORGANIZAÇÃO de Uma Empresa:
• A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL( O de O&M);
• As ROTINAS e os PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS( M de O&M).
Funções Básicas para o Executivo:
• o Planejamento da Empresa(objetivos e resultados);
• a direção da Empresa(orientação, coordenação, motivação e liderança, buscando os objetivos e resultados),
• o controle da Empresa ( acompanhamento, o controle e a avaliação dos resultados x objetivos e resultados esperados).
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ADEQUADA, resulta em :
1) identificação das tarefas necessárias ao alcance dos objetivos;
2) organização das funções e responsabilidades;
3) informações, recursos e feedback aos executivos e funcionários;
4) medidas de desempenho compatíveis com os objetivos; e
5) condições motivadoras.
ESTRUTURA FORMAL:
É aquela deliberadamente PLANEJADA e FORMALMENTE REPRESENTADA, em alguns dos seus aspectos, pelo Organograma (objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais).
ESTRUTURA INFORMAL:
É a REDE DE RELAÇÕES SOCIAIS E PESSOAIS que não é estabelecida e requerida pela estrutura formal( se desenvolvem espontaneamente e apresentam relações que usualmente não aparecem no Organograma).
O que pensam os executivos sobre a ESTRUTURA INFORMAL:
• empecilho que oferece resistência às ordens formais;
• cumpre as formais por procedimento diferente do desejado;
• não pode ser extinta(trata-se de pessoas);
• é mais instável que a formal(sentimentos/pessoas);
• tendem a ficar menores.
Líderes da ESTRUTURA INFORMAL:
• Idade;
• Antiguidade;
• Competência técnica;
• Localização do trabalho;
• Liberdade de se mover na área de trabalho;
• Agradável e comunicativa personalidade.
OBS.:
1) Os executivos devem identificar/saber quem são os líderes informais de seus subordinados e trabalhar com esses profissionais a fim de garantir que essas lideranças busquem realmente os OBJETIVOS da Empresa ao invés de antagonizá-los;
2) Devem manter controle no sentido de conservar a ESTRUTURA INFORMAL secundária à FORMAL.
PRINCIPAIS VANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL :
1) Maior rapidez no processo decisório;
2) Reduz distorções da estrutura formal;
3) Complementa a FORMAL;
4) Reduz a carga de comunicação dos chefes;
5) Motiva e integra as pessoas da Empresa.
PRINCIPAIS DESVANTAGENS DA ESTRUTURA INFORMAL :
1) Desconhecimento da realidade empresarial pelas chefias;
2) Dificuldade de controle; e
3) Possibilidade de atritos entre as pessoas.
FATORES QUE CONDICIONAM O APARECIMENTO DE GRUPOS INFORMAIS
1. os interesses comuns(sintonia íntima);
2. interação provocada pela própria estrutura formal;
3. os defeitos da estrutura formal;
4. flutuação do pessoal dentro da Empresa(alteração de grupos sociais informais);
5. períodos de lazer;
6. disputa pelo poder.
FATORES INTERNOS QUE INFLUENCIAM A NATUREZA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL(segundo DRUCKER);
1. a natureza dos objetivos estabelecidos(empresa, executivos e funcionários);
2. as atividades operacionais exigidas para alcançar os objetivos;
3. a seqüência dos passos;
4. as funções administrativas a desempenhar;
5. as limitações da habilidade de cada pessoa na Empresa, além das limitações tecnológicas;
6. as necessidades sociais dos executivos e funcionários da Empresa;
7. o tamanho da Empresa.
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